Klauzula informacyjna dla Twoich klientek — wzór

To wzór gotowy do skopiowania. Jesteś Administratorem danych swoich klientek, więc to Ty masz obowiązek je poinformować — nie Cleo. Wystarczy raz dodać tę klauzulę do regulaminu salonu, strony WWW („o nas" / „polityka prywatności") albo do auto-respondu DM (pierwsza wiadomość, jaką dostaje klientka po napisaniu).

Wymóg AI Act art. 50 (obowiązuje od 2 lutego 2026): klient musi być poinformowany, że wchodzi w interakcję z systemem AI — chyba że jest to oczywiste z kontekstu. Klauzula poniżej to robi.

Wersja KRÓTKA — do auto-respondu w DM

~280 znaków, mieści się w pojedynczej wiadomości Messenger / IG.

Cześć! W mojej obsłudze DM wspiera mnie cyfrowa asystentka Cleo — system AI, który pisze w moim imieniu. Trudne sprawy zawsze trafiają do mnie osobiście. Twoje dane (imię, kontakt, treść wiadomości) używam tylko żeby Ci odpowiedzieć i umówić wizytę lub zapisać Cię na kurs. Pełne info: [link do polityki prywatności salonu]

Wersja PEŁNA — do polityki prywatności / regulaminu salonu

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH KLIENTEK
(zgodnie z art. 13 RODO oraz art. 50 AI Act)

1. ADMINISTRATOR
Administratorem Twoich danych jest [NAZWA SALONU], [pełne dane firmy / NIP / adres],
kontakt: [email salonu] / [telefon].

2. ŹRÓDŁA DANYCH
Otrzymujemy Twoje dane bezpośrednio od Ciebie — gdy piszesz do nas przez
Messenger, Instagram, Telegram, SMS albo wypełniasz formularz rezerwacji.

3. ZAKRES DANYCH
- imię i nazwisko (gdy podasz),
- numer telefonu, adres email, identyfikator IG/Messenger/Telegram,
- treść wiadomości, które do nas wysyłasz,
- informacje o Twoich wizytach (data, usługa, cena, status),
- tagi i notatki, które dla siebie tworzymy (np. „cera tłusta", „alergia").

4. CEL PRZETWARZANIA
- obsługa Twoich pytań oraz umówienie wizyty lub zapis na kurs (art. 6 ust. 1 lit. b RODO —
  podjęcie działań przed zawarciem umowy / wykonanie umowy);
- prowadzenie kartoteki klientek (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz
  uzasadniony interes);
- wysyłka przypomnień o wizycie i informacji o promocjach (art. 6 ust. 1
  lit. a RODO — Twoja zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać).

5. KORZYSTAMY Z SYSTEMU AI (CLEO)
W obsłudze wiadomości wspiera nas system AI o nazwie Cleo, dostarczany
przez Sunaura sp. z o.o. (marka Adczyk, adczyk.pl). Cleo:
- pisze odpowiedzi w naszym imieniu, w naszym tonie;
- nie podejmuje decyzji finansowych ani medycznych — trudne sprawy
  zawsze trafiają do nas osobiście;
- gdy zapytasz wprost „czy jesteś botem?" — Cleo przyzna się, że jest AI.

Cleo jest naszym podmiotem przetwarzającym dane (art. 28 RODO). Podstawą
przekazania danych do Cleo jest umowa powierzenia, którą z nim zawarliśmy.
Cleo nie używa Twoich danych do trenowania modeli AI ani do celów własnych.

6. ODBIORCY DANYCH
- Cleo / Adczyk — podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu,
- Anthropic, OpenAI — dostawcy modeli AI używanych przez Cleo
  (transfer poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych),
- Meta, Telegram — operatorzy kanałów, którymi do nas piszesz,
- SMSAPI — operator wysyłki SMS (jeśli wyrazisz zgodę na przypomnienia),
- Booksy / Versum / [inny system rezerwacji, jeśli używasz] — gdy klikasz
  link do rezerwacji,
- biuro rachunkowe / księgowość — gdy dochodzi do płatności.

Pełna lista naszych podwykonawców i ich lokalizacja: [link do strony
„podwykonawcy" lub adczyk.pl/cleo/subprocesorzy].

7. CZAS PRZECHOWYWANIA
- treść rozmów: 24 miesiące od ostatniego kontaktu, potem usunięcie;
- dane wizyt: 5 lat (dokumentacja rozliczeniowa);
- dane kontaktowe: do czasu Twojego sprzeciwu / żądania usunięcia.

8. TWOJE PRAWA
Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym"),
ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec marketingu oraz wniesienia
skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO, ul. Stawki 2,
00-193 Warszawa).
Żądania kieruj na: [email salonu]. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

9. DOBROWOLNOŚĆ
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia wizyty.

10. ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE
Cleo nie podejmuje wobec Ciebie decyzji prawnie istotnych w sposób
zautomatyzowany. Decyzję o przyjęciu Cię na wizytę zawsze podejmujemy my.

Co masz zrobić

1. Skopiuj wersję pełną do swojej polityki prywatności (na stronie salonu albo zlinkuj z bio na IG).
2. Wstaw pola w nawiasach kwadratowych — Twoja nazwa, email, link.
3. Wersję krótką wklej w Cleo jako auto-respond pierwszej wiadomości (w panelu Cleo → zakładka „Cleo" → „Pierwsza wiadomość" — jeśli już taką masz; jeśli nie — dodamy w panelu razem).

Wzór sprawdzony pod kątem RODO i AI Act (stan na 2026-05-23). Nie zastępuje porady prawnej — w razie wątpliwości skonsultuj z radcą prawnym specjalizującym się w ochronie danych.
Powiązane: DPA · Lista subprocesorów · RODO Adczyk